EnglishPrivacy is momenteel een hot item. Over twee maanden wordt namelijk een nieuwe privacy wetgeving van kracht die een grote impact heeft op heel veel organisaties. Bereid uw organisatie hier zo goed mogelijk op voor en lees verder.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
In Nederland is de privacy momenteel geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Er staan echter ingrijpende aanpassingen aan te komen rondom privacy en de verwerking van persoonsgegevens. De Wbp wordt vanaf 25 mei 2018 vervangen door een nieuwe Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hiermee zullen in heel Europa dezelfde regels gaan gelden rondom privacy.
Voor wie geldt de AVG?
De AVG geeft richtlijnen hoe persoonsgegevens opgeslagen, gebruikt en verwerkt dienen te worden. De nieuwe regelgeving is daarom van toepassing op alle organisaties die gegevens van personen verwerken. Dit heeft dus ook betrekking op uw organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld alleen al aan alle HR gegevens, zoals van uw personeel, sollicitanten en oud-medewerkers.
Wat gaat er veranderen?
Volgens de AVG wordt gegevensbescherming veel belangrijker dan tot nu toe het geval was. Privacy rechten van betrokkenen worden versterkt en uitgebreid. Mensen hebben zo meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun persoonsgegevens. Aanvullende rechten die betrokkenen krijgen zijn:
- Recht op inzage van de persoonsgegevens die zijn vastgelegd
- Recht op correctie als gegevens niet juist of actueel zijn
- Recht op verwijdering
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens, ook wel dataportabiliteit genoemd
Dataportabiliteit houdt in dat mensen het recht hebben om hun persoonsgegevens in een standaard format te ontvangen. Dat maakt het gemakkelijker om bijvoorbeeld over te stappen van de ene aanbieder naar de andere.
Wat betekent de AVG voor U?
Door de nieuwe privacywetgeving komen er meer verantwoordelijkheden voor de verwerking van persoonsgegevens bij organisaties te liggen. Op de naleving hiervan zal na 25 mei ook gecontroleerd gaan worden, door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), op straffe van hoge boetes. Zorg er dus voor dat u uw bedrijfsvoering tijdig heeft afgestemd op de veranderde wetgeving.
Veel gestelde privacy vragen
Dat het thema privacy leeft hebben we de afgelopen maanden ook gemerkt aan de hoeveelheid vragen over dit onderwerp. Graag delen we hier enkele van de meest voorkomende vragen met u.
1. Moeten we met Actief Werkt! een verwerkingsovereenkomst sluiten?
Nee. Omdat Actief Werkt! de persoonsgegevens verzamelt en het doel bepaalt, is Actief Werkt! de verantwoordelijke in de zin van de AVG en is het niet nodig een verwerkingsovereenkomst te sluiten.
2. Welke persoonsgegevens van kandidaten mag Actief Werkt! niet verstrekken?
Bij het voorstellen van kandidaten mogen gegevens zoals pasfoto, nationaliteit, niet verstrekt worden. Kopie ID bewijzen worden ook niet verstrekt, alleen van vreemdelingen in het kader van de Wet arbeid vreemdelingen. BSN wordt pas verstrekt als een kandidaat daadwerkelijk geplaatst wordt.
3. Mag Actief Werkt! een kopie van de VOG verstrekken?
Nee, alleen in uitzonderlijke gevallen. Een VOG mag alleen worden doorgestuurd indien daar een noodzaak voor is. Dit houdt in dat je het doel met een minder ingrijpend middel kan bereiken, zoals het alleen melden dat een VOG is afgegeven. In de meeste gevallen zal er geen noodzaak zijn tot het doorsturen van een VOG naar de opdrachtgever. Een uitzondering is bijv. de kinderopvang. Die moeten verplicht een kopie van de VOG in hun bezit hebben omdat de uitzendkracht bij een controle anders per direct moet stoppen.
4. Mag Actief Werkt! doorgeven als er geen VOG is afgegeven?
Nee, dat mag niet. Actief Werkt! mag namelijk geen strafrechtelijke gegevens verstrekken. Het niet afgeven van een VOG kan worden aangemerkt als het verstrekken van strafrechtelijke gegevens. Wel mag worden gemeld dat er geen belemmeringen zijn, indien de VOG is afgegeven aan de uitzendkracht. Eventuele oplossingen zijn dat er kan worden afgesproken dat indien de VOG niet wordt afgegeven de uitzendkracht niet zal worden voorgesteld, of dat de kandidaatstelling van de uitzendkracht wordt ingetrokken zonder verdere vermelding te doen met betrekking tot de VOG. Als de uitzendkracht al werkt dan kan je afspreken binnen welke termijn een VOG moet worden afgegeven. Indien de VOG niet wordt afgegeven dan zal de uitzendkracht zijn werkzaamheden moeten beëindigen. Dit kan dan onder de vermelding dat de uitzendkracht niet (meer) aan de functievereisten voldoet.
5. Als ik een CV ontvang van een kandidaat, hoe lang mag ik die dan bewaren?
De algemeen geldende regel is dat persoonsgegevens bewaard worden zolang als nodig is voor het doel, daarna moeten ze verwijderd worden. Voor CV’s geldt dat deze persoonsgegevens uiterlijk 4 weken na afloop van de sollicitatie moet worden verwijderd, tenzij de sollicitant expliciet toestemming geeft om de gegevens nog maximaal 1 jaar te bewaren. De persoonsgegevens moeten ook direct verwijderd worden als de sollicitant daarom vraagt.
6. Mag ik uitzendkrachten om persoonsgegevens vragen die Actief Werkt! niet verstrekt?
Ja, deze gegevens mag u opvragen bij de uitzendkracht. Het doel moet dan wel duidelijk zijn voor de uitzendkracht en hij/zij moet ondubbelzinnig toestemming hiervoor geven. Deze toestemming mag altijd worden ingetrokken.
Actief Werkt! klaar voor AVG
Als uitzendorganisatie is het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens nauw verbonden aan onze dienstverlening. De privacy van onze kandidaten en uitzendkrachten en het voldoen aan de geldende privacy regelgeving staat hierbij voorop. Ook nu, met de invoering van de AVG, kunnen zij ervan uitgaan dat Actief Werkt! op een correcte en zorgvuldige manier met hun persoonsgegevens omgaat. Wij zijn er dus klaar voor! U ook?
Vragen of meer informatie?
Neem dan contact op met Margot Boehmer, Manager Juridische Zaken. Zij is bereikbaar op telefoonnummer 076-5302060 of per e-mail privacy@actiefwerkt.nl.
Meer informatie over de AVG en hoe u zich hierop het beste kunt voorbereiden is te vinden op is ook te vinden op autoriteitpersoonsgegevens.nl. Daar treft u ook een handig stappenplan aan.