Managementassistent

Ben jij servicegericht? Vind je het leuk om meerdere managers te ondersteunen en ben je 36 uur in de week  beschikbaar? Lees dan snel verder!

Over de opdrachtgever

Nederland en water zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Maar sterke dijken, schone sloten en zuiver water zijn belangrijke eisen voor een veilige omgeving. Deze opdrachtgever neemt de zorg voor het water op hen. Zodat jij samen met alle inwoners van het gebied fijn kunt wonen, werken én ontspannen in deze prachtige waterrijke omgeving. 

Wat ga je doen?

Als Managementassistent ben je er verantwoordelijk voor dat het management van jouw afdeling(en) zich kan richten op de inhoud van hun werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden voor afdelingsmanagers/programmamanagers/assetmanagers te verzorgen. De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt, weet daardoor wat prioriteit heeft en gaat doortastend en proactief te werk. Als managementassistent bij deze opdrachtgever werk je veel samen met de andere managementassistenten en zorgen jullie samen voor een optimale dienstverlening.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Brede secretariële ondersteuning van afdelingsmanagers en/of programmamanagers en/of assetmanagers.
• Agendabeheer: plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen.
• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dit varieert van het regelen van lunches, catering tot vervoer.
• Verrichten van uiteenlopende administratieve werkzaamheden; Op het gebied van inkoop; bestelaanvragen doen, inkoopdossier en opdrachtbrieven maken en offertes opvragen. Op het gebied van HRM; In-, door en uitstroom medewerkers/inhuur opvoeren in HRM-systeem (ADP).
• Verslaglegging van overleggen waarbij je de actiepunten monitort en zorgdraagt voor de samenstelling en voorbereiding van de vergaderstukken.
• Samenwerken met collega’s aan de optimalisatie van een excellente gastvrije dienstverlening.

De afdeling waar je komt te werken 

Als Managementassistent maak je onderdeel uit van de afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning (FZO). Vanuit deze afdeling werk je voor een/meerdere afdelingsmanagers/programmanagers/assetmanagers. Naast jou zijn er nog 14 managementassistenten werkzaam binnen FZO. De sfeer kenmerkt zich als open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering. Als afdeling staan jullie voor een zorgvuldige, integere en optimale dienstverlening.

Wat wij jou bieden:

Deze functie is ingedeeld in schaal 7 van de CAO Werken voor Waterschappen en kent een salaris van minimaal € 2565,- en maximaal € 3.336, - bruto per maand op basis van 36 uur per week.

• Het betreft een functie van 32 tot  36 uur per week;
• Ze werken hybride; je werkt deels uit huis en deels vanuit de prachtige locatie in hartje Delft!
• Mogelijkheid om je uren flexibel in te delen: ze vinden de werk-privé balans erg belangrijk!

Wat vragen wij van je:

Wat maakt jou succesvol?

Als managementassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor een afdelings- of programma- of assetmanager. Je bent servicegericht, zorgvuldig en representatief. Je bent doortastend en als het druk wordt weet je het overzicht te behouden. Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren.

Naast deze kwaliteiten beschik je over het volgende aan kennis en ervaring:

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding, bij voorkeur in de richting van managementassistent.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Pré: ervaring met hybride werken (combinatie thuiswerken en op kantoor) en het ondersteunen op afstand.