Project Administrator

Ben jij administratief sterk, nauwkeurig en hou je van afwisseling? Voor een jonge en groeiende organisatie binnen de levensmiddelenindustrie zoeken we een proactieve Project Administrator. In deze rol ondersteun je de Service Manager en werkvoorbereider bij alle administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden rondom projecten. Dankzij jouw inzet verlopen projecten soepel en efficiënt, waardoor de servicemonteurs zich kunnen richten op hun werk.

Wat ga je doen?

Administratieve ondersteuning:

• Opstellen van offertes en facturen, en het opvolgen hiervan richting klanten.

• Beheren van projectdocumentatie zoals rapporten, plannen en notulen (bijvoorbeeld via SharePoint).

• Voorraadbeheer en het bijhouden van het ERP-systeem.

• Ondersteunen bij inkooporders, inkomende goederen, facturen en onkostenverwerking.

• Prijsvergelijkingen uitvoeren en nieuwe leveranciers selecteren.

• Logistieke organisatie rondom projecten regelen (zoals reis- en hotelboekingen).

• Up-to-date houden van het CRM-bestand.

• Bijhouden van urenregistraties.

Documentatie en archivering:

• Opzetten en onderhouden van een overzichtelijke (digitale en fysieke) projectadministratie.

• Zorgen voor volledige en consistente projectdocumentatie.

Overige taken:

• Het Service Management team ontzorgen met uiteenlopende administratieve werkzaamheden.

• Meedenken over het verbeteren van projectmanagementprocessen en sjablonen.

• Fungeren als aanspreekpunt voor administratieve vragen.

• Uitvoeren van ad-hoc taken in opdracht van het team.