Menu
Secretarieel
05-12-2021
EINDHOVEN
32 - 40 uur/week
Vwo
#67428-A

Management Assistant

Het wordt jouw missie als Management Assistant om het management te ondersteunen in de breedste zin van het woord. In onze snel groeiende organisatie is de onderlinge afstemming tussen deze teams van cruciaal belang. Jij speelt daarbij een belangrijke faciliterende rol en dat gaat verder dan het plannen van meetings, opstellen van agenda’s en noteren van actiepunten. Jij bent de spil in het web en zorgt dat informatiestromen vlot lopen.

 “Als Management Assistant krijg je de kans over uiteenlopende (vertrouwelijke) zaken mee te denken. Door de klantmanagers en de klantdirecteuren bij hun strategische beslissingen te ondersteunen, draag je bij aan het succes van onze snelgroeiende organisatie.”

Wat ga je doen? 

  • Je helpt met het organiseren, voorbereiden en notuleren van meetings.
  • Je regelt inspirerende locaties voor teambuilding en meetings.
  • Je houdt actielijsten en deadlines in de gaten en informeert betrokkenen tijdig.
  • Je zorgt voor een efficiënt agendabeheer van de klantmanagers en klantdirecteuren .
  • Je bent verantwoordelijk voor diverse administratieve werkzaamheden zoals het inleggen en beheren van werkstromen en het aanmaken van projecten. Hierbij heb je ook een belangrijke signalerende rol bij zaken die prioriteit vragen.
  • Je kunt procesmatig denken en zorgt dat de systemen waar we mee werken (Exact Synergy) altijd op orde zijn. Collega’s kunnen hierover altijd bij jou terecht voor vragen en advies.
  • Je denkt mee over verbeteringen van processen en procedures en bent betrokken bij de implementatie en uitrol van deze verbeteringen.
  • Je zorgt dat je inhoudelijk betrokken bent zodat je de klantmanagers en de klantdirecteuren op proactieve wijze kunt ondersteunen. Tijdens vakantie en afwezigheid kun je eerstelijns vragen van collega’s daarom ook opvangen.
  • Doordat je inhoudelijk betrokken bent draai jij je hand voor het maken van een flitsende PowerPoint ook niet om. 
  • Deze rol is niet strak omkadert, meedenken en initiatief worden daarom enorm gewaardeerd. Er is ruimte voor groei maar we vragen ook flexibiliteit in het oppakken van ad-hoc vraagstukken.

Over de werkgever

De opdrachtgever is een grote landelijk speler in het leveren van facilitaire diensten door heel Nederland en zijn gevestigd in Eindhoven. 

Wat wij jou bieden:

Plezier in je werk met veel afwisseling en uitdaging bij een dynamische organisatie. Successen vieren doen we samen, daarom zijn er regelmatig leuke feesten en activiteiten waar je ook je andere collega’s ontmoet. Verder bieden wij jou:

  • Fijne collega’s
  • Flexibiliteit in werkplek: er zal af en toe aan je gevraagd worden om op klantlocaties of op kantoor aanwezig te zijn. Daarnaast kan er zowel vanuit ons nieuwe mooie kantoor als vanuit huis gewerkt worden, waarbij de thuiswerkplek goed wordt gefaciliteerd
  • Een uitdagen functie voor 32 tot 40 uur, met kans op een vast dienstverband
  • 25 vakantiedagen per jaar op fulltime basis
  • 8,33% vakantiegeld
  • En niet onbelangrijk; Een passend salaris van minimaal € 2.700,- tot maximaal € 3.000,- bruto o.b.v. 40 uur, afhankelijk van de ervaring die je meebrengt. De salarisschaal biedt ruimte om te groeien.

Wat vragen wij van je:

Als professional met ervaring gaan wij ervan uit dat jij de standaard taken beheerst, denk aan agendabeheer, e-mails screenen/oppakken/afhandelen, het plannen van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten. De opdrachtgever is een dynamische organisatie, deze taken zijn complexer dan jij misschien verwacht. Jij schakelt namelijk met verschillende lagen in de organisatie en wij verwachten dat jij je daar makkelijk op aan kunt passen. Jij houdt overzicht en prioriteiten stellen is geen enkel probleem voor jou. Jij hebt;

  • HBO werk- en denk niveau;
  • Minimaal 5 jaar relevante werkervaring;
  • Organisatie skills in combinatie met planningsvaardigheden;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden;
  • Kennis en ervaring met het MS office pakket;
  • En dan vragen wij ook nog dat je nauwkeurig, discreet, proactief en zelfstandig bent.

Solliciteer direct

Vragen over deze vacature?

Waarom Actief!

  • Solliciteer binnen 2 minuten
  • Meer dan 50 locaties
  • Je eigen contactpersoon
  • Handige 'Mijn Actief' App
  • Direct aan de slag!